Código de Ética do/a Arquivista

Código de Ética dos/as Arquivistas, elaborado pela Seção de Associações Profissionais do Conselho Internacional de Arquivos (CIA)

Aprovado no XIII Congresso Internacional de Arquivos, realizado em 1996, na China

Introdução:

01. Um código de ética dos Arquivistas tem por finalidade fornecer à profissão arquivística regras de conduta de alto nível. Ele deve sensibilizar os novos membros da profissão a essas regras, relembrar aos arquivistas experientes suas responsabilidades profissionais e inspirar ao público confiança na profissão.

02. O termo “arquivista”, tal como é usado neste texto, se aplica a todos aqueles que têm responsabilidade de controlar, vigiar, tratar, guardar, conservar e administrar os arquivos.

03. As instituições empregadoras e os serviços de arquivo são encorajados a adotar políticas e práticas que permitam a aplicação deste código.

04. Este código destina-se a oferecer um quadro ético de conduta aos membros da profissão, não se aplicando a soluções específicas de problemas particulares.

05. Todos os artigos são acompanhados de comentários, desenvolvendo e ilustrando o princípio enunciado; artigos e comentários formam um todo e assim constituem o texto completo do código.

06. A aplicação do código depende da boa vontade das instruções de arquivos e das associações profissionais. Ela pode ser feita indiretamente através do estabelecimento e do uso de procedimentos para sugerir orientações, em casos de duvida, examinar condutas contrarias à ética e, se for necessário, aplicar sanções.

Artigos:

1. Os arquivistas mantêm a integridade dos arquivos, garantindo assim que possam se constituir em testemunho permanente e digno de fé do passado.

O primeiro dever dos arquivistas é o de manter a integridade dos documentos que são valorizados por seus cuidados e sua vigilância. No cumprimento desse dever, eles consideram os direitos, algumas vezes discordantes, e os interesses dos seus empregadores, dos proprietários, das pessoas citadas nos documentos e dos usuários, passados, presentes e futuros. A objetividade e a imparcialidade dos arquivistas permitem aquilatar o grau de seu profissionalismo. Os arquivistas resistem a toda pressão, venha ela de onde vier, visando manipular os testemunhos, assim como dissimular ou deformar os fatos.

2. Os arquivistas tratam, selecionam e mantêm os arquivos em seu contexto histórico, jurídico e administrativo, respeitando, portanto, sua proveniência, preservando e tornando assim manifestas suas interrelações originais.

Os arquivistas agem em conformidade com os princípios e as práticas geralmente reconhecidos. No cumprimento de sua missão e de suas funções, os arquivistas se pautam pelos princípios arquivísticos que regem a criação, a gestão e a escolha da destinação dos arquivos correntes e intermediários, a seleção e a aquisição de documentos com vistas ao seu arquivamento definitivo, a salvaguarda, a preservação e a conservação dos arquivos que estão sob sua guarda, e a classificação, a análise, a publicação e os meios de tornar os documentos acessíveis. Os arquivistas fazem a triagem dos documentos com imparcialidade, fundamentando seu julgamento em um profundo conhecimento das exigências administrativa e das políticas de aquisição de suas instituições. Eles classificam e analisam os documentos escolhidos para serem retidos, de acordo com os princípios arquivísticos (em particular o princípio de proveniência e o princípio de classificação original) e as normas reconhecidas universalmente, tudo isto tão rapidamente quanto possível. Os arquivistas tem uma política de aquisição de documentos conforme os objetivos e os recursos de suas instituições. Eles não buscam ou não aceitam aquisições, quando elas se constituem em perigo para a integridade ou a segurança dos documentos; eles se dispõem a cooperar para que os documentos sejam conservados nos serviços mais adequados. Os arquivos favorecem o retorno dos arquivos públicos a seus países de origem, quando eles tenham sido sequestrados em tempo de guerra ou de ocupação.

3. Os arquivistas preservam a autenticidade dos documentos nos trabalhos de tratamento, conservação e pesquisa.

Os arquivistas agem de modo que o valor arquivístico dos documentos, neles compreendidos os documentos eletrônicos ou informáticos, não seja diminuído pelos trabalhos arquivísticos de triagem, de classificação e de inventário, de conservação e de pesquisa. Se eles devem proceder a amostragens, eles fundamentam sua decisão sobre métodos e critérios seriamente estabelecidos. A substituição dos originais por outros suportes é decidida considerando-se seus valores legais, intrínsecos e de informação. Quando os documentos excluídos da consulta tenham sido retirados momentaneamente do dossiê, o usuário deve ser notificado.

4. Os arquivistas asseguram permanentemente a comunicabilidade e a compreensão dos documentos.

Os arquivistas dirigem sua reflexão sobre a triagem dos documentos a serem conservados ou eliminados, prioritariamente, em função da necessidade de salvaguardar a memória da atividade da pessoa ou da instituição que os produziu ou acumulou, mas igualmente em função dos interesses evolutivos da pesquisa histórica. Os arquivistas têm consciência de que a aquisição de documentos de origem duvidosa, mesmo de grande interesse, é de natureza a encorajar um comércio ilegal. Eles prestam a sua colaboração a seus colegas e aos serviços pertinentes para a identificação e a procura das pessoas suspeitas de roubos de documentos de arquivos.

5. Os arquivistas se responsabilizam pelo tratamento dos documentos e justificam a maneira como o fazem.

Os arquivistas se preocupam não somente com o recolhimento dos documentos existentes, mas também cooperam com os gestores de documentos de maneira que, nos sistemas de informação e arquivamento eletrônico, sejam levados em conta, desde a origem, os procedimentos destinados à proteção de documentos de valor permanente. Os arquivistas quando negociam com os serviços responsáveis pela guarda ou com os proprietários de documentos, fundamentam sua decisão, em tal circunstância, considerando os seguintes elementos: autorização de recolhimento, doação ou venda; negociações financeiras; planos de tratamento; direitos de reprodução e condições de acessibilidade. Eles aguardam um registro escrito de entrada de documentos, de sua conservação e de seu tratamento.

6. Os arquivistas facilitam o acesso aos arquivos ao maior número possível de usuários, oferecendo seus serviços a todos com imparcialidade.

Os arquivistas produzem instrumentos de pesquisa gerais e específicos adaptados às exigências, para a totalidade dos fundos que têm sob sua guarda. Em todas as circunstâncias, eles oferecem pareceres com imparcialidade e utilizam os recursos disponíveis para fornecer uma série de opiniões equilibradas. Os arquivistas respondem com cortesia, e com a preocupação de ajudar, a todas as pesquisas razoáveis referentes aos documentos dos quais eles garantem a conservação e encorajam sua utilização em grande número, dentro dos limites impostos pela política das instituições das quais dependem a necessidade de preservar os documentos, o respeito à legislação e à regulamentação, aos direitos dos indivíduos e aos acordos com os doadores. Eles definem as restrições aos usuários eventuais e as aplicam com eqüidade. Os arquivistas desencorajam as limitações de acesso e de utilização dos documentos quando elas não são razoáveis, mas podem aceitar ou sugerir restrições claramente definidas e de uma duração limitada quando elas são a condição de uma aquisição. Eles observam fielmente e aplicam com imparcialidade todos os acordos firmados no momento de uma aquisição, mas, no interesse da liberação de acesso aos documentos, eles podem renegociar as cláusulas quando as circunstâncias mudam.

7. Os arquivistas visam encontrar o justo equilíbrio, no quadro da legislação em vigor, entre o direito ao conhecimento e o respeito à vida privada.

Os arquivistas se preocupam para que a vida das pessoas jurídicas e físicas, assim como a segurança nacional, sejam protegidas, sem que haja necessidade de se destruir as informações sobretudo no caso dos arquivos informatizados, onde os dados podem ser deletados e novos dados inseridos, como é prática corrente. Os arquivistas defendem o respeito a vida privada das pessoas que estão ligadas à origem ou que são a própria matéria dos documentos, sobretudo daquelas que não foram consultadas quanto à utilização ou ao destino dos documentos.

8. Os arquivistas servem aos interesses de todos e evitam tirar de sua posição vantagens para eles mesmos ou para quem quer que seja.

Os arquivistas se abstêm de toda atividade prejudicial à sua integridade profissional, à sua objetividade e à sua imparcialidade. Os arquivistas não tiram de suas atividades nenhuma vantagem pessoal, financeira ou de qualquer outra ordem que possa resultar em detrimento das instituições, dos usuários e de seus colegas. Os arquivistas não colecionam pessoalmente documentos originais nem participam de um comércio de documentos em sua área de jurisdição. Eles evitam as atividades que possam ciar no espírito do público a impressão de um conflito de interesses. Os arquivistas podem explorar os fundos arquivísticos de sua instituição para fins de pesquisa e de publicações pessoais, desde que tal trabalho seja conduzido de acordo coma s mesmas regras impostas aos demais usuários. Eles não revelam nem utilizam, nos fundos arquivísticos, onde o acesso é limitado, as informações obtidas em seus trabalhos. Eles não permitem que suas pesquisas pessoais ou suas publicações interfiram com as tarefas profissionais ou administrativas para as quais foram contratados. No que concerne à exploração de seus fundos arquivísticos, os arquivistas não utilizam seu conhecimento das descobertas feitas por um pesquisador, ainda não publicadas por ele, sem advertí-lo de sua intenção de tirar partido delas. Os arquivistas podem criticar e comentar os trabalhos afins a suas áreas de pesquisa, aí compreendidos os trabalhos baseados nos fundos que se acham sob sua guarda. Os arquivistas não permitem a pessoas estranhas à sua profissão interferirem em suas práticas e obrigações.

9. Os arquivistas procuram atingir o melhor nível profissional, renovando, sistemática e continuamente, seus conhecimentos arquivísticos e compartilhando os resultados de suas pesquisas e de sua experiência.

Os arquivistas se esforçam para desenvolver seu saber profissional e seus conhecimentos técnicos e contribuir para o progresso da Arquivologia, zelando para que as pessoas, cuja formação e orientação estejam sob sua responsabilidade, exerçam suas tarefas com competência.

10. Os arquivistas trabalham em colaboração com seus colegas e os membros das profissões afins, visando assegurar, universalmente, a conservação e a utilização do patrimônio documental.

Os arquivistas procuram estimular a colaboração e evitar conflitos com seus colegas, resolvendo suas dificuldades pelo encorajamento ao respeito às normas arquivísticas e à ética profissional. Os arquivistas cooperam com os representantes das profissões paralelas dentro de um espírito de respeito e compreensão mútua.